Det skal laves om
Kaos i tilmeldingen til sommerferieaktiviteter da it-leverandør fik sløj ide med genstartning af server

Man kan sende folk til månen, men når der skal reserveres pladser på sommerferieaktiviteterne i Gladsaxe – og betales – så går det grueligt galt. År efter år. Og 2016 blev ingen undtagelse.
Det flød med ophidsede kommentarer på facebook fra forældre, der følte sig fuldkommen til grin, da der i tirsdags blev åbnet klokken 17.00.
På rådhuset er man enige med forældrene og overvejer nye løsninger. Målet er gode oplevelser til børnene med nem og smidig tilmelding.
Præcis klokken 17 startede slaget om at få fingre i en af de 2.214 pladser, når Gladsaxe Kommune åbnede for den digitale tilmelding til årets sommerferieaktiviteter, som efterhånden er en fast del af mange børnefamiliers ferieplanlægning.

Stor opgave med udfordringer
I den anden ende af it-kablerne, oppe på Rådhuset, sad syv medarbejdere klar til at løse eventuelle problemer og svare på spørgsmål undervejs på telefoner og Facebook. Sommerferieaktiviteterne har ofte givet digitale udfordringer, da det kræver et robust system, når hele familien Gladsaxe går til tasterne med alt tilgængeligt udstyr på samme tid. Denne gang skulle det lykkes. Men da klokken blev 17 og der blev tastet løs ude ved køkkenbordene, skete der absolut ingenting på rådhuset, og en opringning til leverandøren af systemet gav ingen afklaring. Og så brød det løs på Facebook med eder og forbandelser fra forældre, der med rette var irriterede over, at de blev kastet af systemet, når de forsøgte at komme ind. Endnu en række opringninger til leverandøren afslørede, at en underleverandør havde valgt at genstarte serveren, som håndterede tilmeldingerne, fordi den allerede fra start var overbelastet af presset. Og da der var hektisk gang i tasterne hos de efterhånden desperate forældre, havde serveren svært ved at komme i gang igen.

En god times forsinkelse
Efter godt en time lykkedes det at få systemet op at køre, men meget langsomt og meget ustabilt. Derfor fulgte endnu en times tid, hvor forældre ringede og skrev, hvordan de ikke kunne komme ind, blev kastet af systemet, var blevet dobbeltbooket eller ikke havde fået bekræftelse. På rådhuset forsøgte medarbejderne efter bedste evne at hjælpe brugerne, besvare spørgsmål og forsøge at gennemskue, hvem der var tilmeldt og hvem, der ikke var.
Først da klokken havde passeret 20 kunne de trætte og slidte medarbejdere begynde at gøre krigsskaderne op. På det tidspunkt var ca. 1.900 af de 2.214 pladser blevet besat, og mange var blevet booket flere gange på samme aktivitet, og det betød, at de, der var på venteliste, stadig havde håb. Samtidig var en tredje del af pladserne stadig ikke besat.

Overvejer andre løsninger
– Vi har haft problemer de sidste par år, som er blevet løst. Så hvert år har det været nye problemer, vi har skullet løse. Derfor regnede vi faktisk med, at det ville gå smertefrit i år. Men vi er fuldstændig enige med brugerne i, at det kaos, vi oplevede i år, er fuldstændig uacceptabelt. Opgaven er alt for stor til, at vi kan håndtere den i huset. Derfor valgte vi en leverandør, som var kendt for at kunne løse lignende opgaver for store organisationer. Men den her opgave er åbenbart for kompliceret, siger Hanne Allesø, der er ansvarlig for sommerferieaktiviteterne.

Vil give børnene en god oplevelse
Hanne var også en af dem, der forsøgte at hjælpe forældrene over telefonen den aften, og hun lagde øre til meget, som ikke vil egne sig på tryk, da bølgerne gik højest. Alligevel holdt hun hovedet koldt hele aftenen.
– Vi har kun et eneste ønske. Og det er at give så mange børn i Gladsaxe som muligt en dejlig ferieoplevelse. Og så skal det være så nemt for forældrene at tilmelde sig som muligt. Nu skal vi lige have vendt alle sten. Og så ser vi, om ikke det kan lykkes til næste år, siger Hanne Allesø.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *

Top